Hogyan hagytuk el a hagyományos kulcsok használatát a Blueroadnál
Hogyan hagytuk el a hagyományos kulcsok használatát a Blueroadnál?
Bemutatjuk, hogyan használjuk raktárainkban és irodáinkban az okos kilincseket, az okos zárakat és a TTLock rendszert, valamint milyen előnyöket hozott a kulcs nélküli beléptetés a mindennapi működésünkben.
Miért váltottuk le a hagyományos kulcsokat a TTLock rendszerre?
Sok vállalat még ma is ugyanúgy működik, mint húsz évvel ezelőtt. A munkatársak kulcscsomókat hordanak magukkal, egy új kolléga érkezésekor további másolatokat kell készíttetni, egy kulcs elvesztésekor pedig meg kell állapítani, hogy ki hová juthat be, és szükséges-e a zárbetét cseréje.
A Blueroadnál más utat választottunk. Évek óta foglalkozunk okos kilincsekkel, okos zárakkal és kulcs nélküli beléptetőrendszerekkel, ezért ezeket a saját mindennapi működésünkben is alaposan ki akartuk próbálni.
Raktár- és irodahelyiségeink többségét fokozatosan átállítottuk a TTLock rendszerre. A cégen belüli mindennapi közlekedéshez ma már gyakorlatilag nincs szükségünk hagyományos kulcsokra.
Hol működünk, és miért kezdtünk foglalkozni a hozzáférések kezelésével?
Telephelyünk Prostějovban, a Vitana egykori ipari területén található. Ez egy kiterjedt ipari komplexum, amelyben több vállalat és különböző telephely működik.
Az épületben rendszeresen megfordulnak a különböző cégek munkatársai, látogatók, beszállítók és futárok. Ezért biztosak akartunk lenni abban, hogy raktárainkba és irodáinkba kizárólag az arra jogosult személyek léphessenek be.
Cégünk közben folyamatosan növekedett. Minden új kollégával újabb kulcsok jelentek meg, amelyeket el kellett készíttetni, át kellett adni, később pedig szükség esetén vissza kellett kérni.
Korábban a folyamat mindig ugyanúgy zajlott:
- belépett egy új munkatárs,
- el kellett menni a kulcsmásolóhoz,
- újabb kulcskészletet kellett készíttetni,
- a munkaviszony megszűnésekor gondoskodni kellett a kulcsok visszaadásáról.
A legnagyobb problémát nem a kulcsok ára jelentette, hanem az idő, a szervezés, valamint annak nyomon követése, hogy hány másolat létezik, és kinél vannak ezek.
Főbejárat: amikor nem szerelhető fel saját okos kilincs
Az első nehézséget az épület főbejárata jelentette. Ezeket az ajtókat az ingatlan többi bérlője is használja, ezért nem szerelhettünk fel rájuk saját okos kilincset vagy okos zárat.
A megoldást egy okos kulcsszéf jelentette. Ebben tároljuk a közös ajtók kulcsait, a munkatársak pedig PIN-kóddal, chippel vagy ujjlenyomattal nyithatják ki a széfet.
A munkatárs kiveszi a kulcsot, belép az épületbe, majd visszateszi azt a széfbe. Így ellenőrzésünk alatt tarthatjuk a közös ajtókhoz való hozzáférést anélkül, hogy beavatkoznánk az épület közös részeibe.
Az okos kulcsszéf minden olyan helyen praktikus, ahol a közös ajtó nem alakítható át, de egy fizikai kulcsot több jogosult személy között biztonságosan kell megosztani.
Hogyan biztosítjuk raktárainkat és irodáinkat?
Az egyes helyiségeket fokozatosan szereltük fel, figyelembe véve az ajtók típusát, a helyiség használatát és azt, hogy kiknek van szükségük belépési jogosultságra.
Központi kiszállítási raktár
A központi raktárt, ahol a termékek többségét tároljuk és a megrendeléseket kiszállításra előkészítjük, egy TTLock H1 okos kilincs védi.
A jogosult munkatársak hagyományos kulcs nélkül juthatnak be, hozzáférésüket pedig közvetlenül a TTLock rendszerben kezelhetjük.
Nagy raktár
A nagy raktár bejáratánál szintén TTLock H1 okos kilincset használunk. A munkatársak a beállított jogosultságuk alapján az alábbi módokon léphetnek be:
- ujjlenyomattal,
- PIN-kóddal,
- chippel,
- mobilalkalmazással.
Központi iroda
Az iroda bejáratához szintén H1 okos kilincset választottunk. A jogosult munkatársak a TTLock rendszeren keresztül léphetnek be, így nincs szükségük külön kulcsra.
Az iroda oldalsó bejárata
Az oldalsó bejárathoz egy TTLock L2 okos cilinderzárat választottunk. Ezzel megtarthattuk az eredeti ajtót, miközben az elektronikus hozzáférés-kezelés minden előnyét megkaptuk.
Kilincs- és tartozékraktár
Ebben a helyiségben okos kilincseket, azok tartozékait és kínálatunk további termékeit tároljuk. A bejáratot L2 cilinderzár biztosítja.
Visszáru- és csomagolóanyag-raktár
A visszáruk, csomagolóanyagok és a kiszállításhoz szükséges kellékek tárolására szolgáló helyiséget HD1 okos kilinccsel biztosítottuk.
Bár nem ez a központi raktárunk, itt is ellenőrizni szeretnénk a belépéseket, és egyszerűen kezelni a jogosultságokat.
Minden okos kilincset és zárat egy helyen kezelünk
A TTLock rendszer egyik legnagyobb előnye számunkra a központi kezelés. Az összes okos kilincset és zárat egyetlen felületen látjuk, és nem kell minden ajtóhoz külön kulcsról gondoskodnunk.
Egy helyen láthatjuk:
- a csatlakoztatott kilincseket és zárakat,
- az egyes eszközök elemeinek töltöttségi szintjét,
- a felhasználókat és jogosultságaikat,
- a belépési előzményeket,
- a párosított chipeket,
- a létrehozott PIN-kódokat,
- az időben korlátozott hozzáféréseket.
Amikor új kolléga érkezik, néhány perc alatt létrehozzuk számára a szükséges jogosultságokat. Nem kell újabb kulcsokat készíttetnünk és azok átadását megszerveznünk.
Ha egy munkatárs távozik a cégtől, vagy már nincs szüksége egy adott helyiség elérésére, egyszerűen töröljük a jogosultságát.
Mi változott a kulcs nélküli beléptetés bevezetése után?
A legnagyobb változást a mindennapi működésben tapasztaltuk. Korábban rendszeresen foglalkoznunk kellett az alábbiakkal:
- otthon felejtett vagy elveszett kulcsok,
- kulcsok kölcsönadása a kollégák között,
- további másolatok készíttetése,
- a kulcsok visszaadása a munkaviszony megszűnésekor,
- annak bizonytalansága, hogy kinél van egy adott helyiség kulcsa.
Ma a munkatársak ujjlenyomatot, PIN-kódot, chipet vagy mobiltelefont használnak. Mindenki csak azokba a helyiségekbe léphet be, amelyekre a munkájához valóban szüksége van.
A cégvezetés számára az is fontos, hogy áttekinthető legyen, ki és mikor lépett be az egyes helyiségekbe. Munkakörváltozás esetén a jogosultság a zár cseréje és új kulcsok készíttetése nélkül módosítható.
Biztonság egy több bérlő által használt ipari területen
Mivel nem önálló épületben, hanem egy nagyobb ipari területen működünk, különösen fontos számunkra a hozzáférések átlátható kezelése.
Nem a többi bérlővel szembeni bizalmatlanságról van szó, hanem a vállalati vagyon, a raktárkészlet, a dokumentumok és a berendezések szokásos védelméről.
Az okos kilincseknek és záraknak köszönhetően biztosak lehetünk abban, hogy helyiségeinkbe csak az arra jogosult személyek léphetnek be. A hozzáférés ráadásul az ajtó átalakítása nélkül bármikor módosítható vagy visszavonható.
Terveink: csomagátadó helyiségek
A kulcs nélküli beléptetést a jövőben tovább szeretnénk bővíteni. Jelenleg zárható csomagátadó helyiségeket alakítunk ki, amelyeket munkatársaink és a futárszolgálatok egyaránt használhatnak majd.
A futár egyszer használatos vagy időben korlátozott PIN-kódot kaphat, amellyel kizárólag a kijelölt átadóhelyet nyithatja ki. A raktár vagy az irodák többi részébe nem juthat be.
Kisebb küldeményekhez külön átvételi pontot is tervezünk. Ennek köszönhetően akkor is biztonságosan átvehetjük a csomagokat, amikor a kiszállítással foglalkozó munkatársak éppen nincsenek a helyszínen.
Megéri okos kilincseket használni egy cégnél?
Saját tapasztalataink alapján egyértelműen igen. Az okos kilincsek és a kulcs nélküli beléptetés legnagyobb előnye nemcsak a kényelmes ajtónyitás, hanem elsősorban a felhasználók és a vállalati helyiségek egyszerűbb kezelése.
Működésünk során elsősorban az alábbi előnyöket tapasztaltuk:
- megszűnt az új kulcsok rendszeres készíttetése,
- gyorsabbá vált az új munkatársak beléptetése,
- a hozzáférések azonnal módosíthatók vagy visszavonhatók,
- áttekinthetjük a belépési előzményeket,
- minden munkatárs csak a számára kijelölt helyiségekbe juthat be,
- nőtt a raktárak és irodák biztonsága,
- kényelmesebbé vált a mindennapi ajtónyitás.
Több év használat után már el sem tudjuk képzelni, hogy visszatérjünk a hagyományos kulcscsomók rendszeréhez.
Gyakori kérdések az okos kilincsek vállalati használatáról
Hogyan működik a kulcs nélküli beléptetés a munkatársak számára?
A munkatárs az adott eszköztől függően ujjlenyomattal, PIN-kóddal, chippel vagy mobilalkalmazással nyithatja ki az ajtót. Az adminisztrátor előre beállítja, mely ajtókhoz és szükség esetén milyen időszakban rendelkezik hozzáféréssel.
Mi történik, ha egy munkatárs távozik a cégtől?
Felhasználói jogosultsága törölhető a rendszerben. Nem kell megvárni az összes kulcs visszaadását, és a zárat sem kell lecserélni amiatt, hogy esetleg létezik egy további másolat.
Beállítható hozzáférés csak bizonyos helyiségekhez?
Igen. Minden felhasználóhoz kizárólag azok az ajtók rendelhetők hozzá, amelyekre a munkájához szüksége van. Így például egy raktáros beléphet a raktárba, míg egy adminisztratív munkatárs csak az irodahelyiségekbe.
Létrehozható ideiglenes hozzáférés futár vagy külsős munkatárs számára?
Igen. Látogatók, szerviztechnikusok, futárok vagy külső cégek számára egyszer használatos vagy időben korlátozott PIN-kód hozható létre. A beállított érvényességi idő lejárta után a hozzáférés automatikusan megszűnik.
Ki kell cserélni az egész ajtót?
Az esetek többségében nem. Az ajtó kialakításától függően okos kilincs vagy okos cilinderzár használható. A megfelelő megoldást mindig az ajtó típusa, méretei és a kívánt nyitási mód alapján kell kiválasztani.
A kulcs nélküli beléptetést saját működésünkben is kipróbáltuk
Ha vállalat, raktár, iroda, üzlethelyiség vagy szálláshely biztonságáról gondoskodik, az okos kilincseket nem csupán a kényelmes ajtónyitás alapján érdemes megítélni.
Ugyanilyen fontos az egyes felhasználók kezelése, az időben korlátozott hozzáférések létrehozása, a belépési előzmények ellenőrzése és a személyi változásokra való azonnali reagálás lehetősége.
Mi ezeket az előnyöket saját raktáraink és irodáink mindennapi működése során is megtapasztaltuk.
Ön is kulcs nélküli beléptetést szeretne a vállalatánál?
Segítünk kiválasztani az ajtó típusának, a felhasználók számának és a helyiség használatának megfelelő okos kilincset, zárat vagy kulcsszéfet.